Waarom koppelen?
Wie via een eigen webshop en op bol verkoopt, heeft twee winkels met dezelfde spullen. Zonder koppeling houd je de voorraad op twee plekken bij. Dat gaat goed, tot iemand op bol het laatste exemplaar koopt dat net in je webshop is verkocht. Dan moet je een bestelling afzeggen, en dat kost je een klant.
Wij kennen dat van dichtbij. Onze eigen webshop, Broer Outdoor, verkoopt tentkachels, belltenten en vuurkorven via Shopify en op bol in Nederland en België. Bestellingen overtypen, voorraad bijwerken, labels maken: het werk groeide harder dan de omzet. Daarom bouwden we Voorraadsysteem.com. Wat hieronder staat, gebruiken we dus elke dag zelf.
Wat gaat er vanzelf?
- Bestellingen ophalen. Uit Shopify, bol Nederland en bol België. Ze staan in één lijst, met één werkwijze.
- De voorraad bijwerken. Wat verkocht is, wordt meteen gereserveerd. Shopify en bol krijgen de nieuwe voorraad binnen een minuut. Verkoop je ook in een winkel met onze kassa, dan telt dat gewoon mee.
- Het verzendlabel klaarzetten. Het label komt uit de bestelling. Gewicht en de langste zijde kiezen het pakkettype bij MyParcel. Voor bol-bestellingen kan het ook via Verzenden via bol.
- Verzonden melden. Zodra het label er is, staat de bestelling in Shopify of bol op verzonden, met de track en trace erbij. De klant krijgt zijn bericht van Shopify of bol zelf.
- De factuur voor een bol-klant. Bij elke bol-bestelling ligt een conceptfactuur klaar. Vraagt de klant via bol een factuur op, dan wordt hij binnen een paar minuten gemaakt en geüpload. De nummering loopt per jaar door, zonder gaten.
- De voorraad van je leveranciers. Leveren leveranciers rechtstreeks aan je klant? Dan wordt hun voorraad elke nacht ingelezen en telt hij mee.
Wat blijft mensenwerk?
Een koppeling neemt het overtypen weg, niet het hele werk. Inpakken doet hij bijvoorbeeld niet. Een doos dichtplakken blijft echt iets voor mensen.
- Printen en inpakken. Het systeem stelt het label voor. Jij print het en plakt het op de doos.
- Een bestelling die nergens in past. Past een bestelling in geen enkele verzendregel, dan blijft hij staan tot iemand kiest. Je ziet dat meteen in de lijst.
- Retouren. Een retour van bol verwerk je in hetzelfde scherm, en de voorraad gaat weer omhoog. Een retour uit Shopify zie je ook, maar die handel je af in Shopify zelf.
- Bestellingen die je leverancier verstuurt. Die worden herkend en apart gezet. De track en trace van de leverancier geef je door in een eenvoudig scherm.
- Je prijzen. Die beheer je vanuit je eigen systeem. Wil je dat ze op bol automatisch meebewegen met de markt, dan zet je de repricer erbij. Die blijft binnen de grenzen die jij stelt.
- Je boekhouding. Je verkopen krijg je als csv, en de bol-facturen van een jaar als ZIP. Rechtstreeks in je boekhoudpakket is een koppeling op maat.
Wat als iets op twee plekken tegelijk wordt verkocht?
Dan komen beide bestellingen binnen en reserveren ze allebei voorraad. Is er maar één exemplaar, dan ziet het andere kanaal binnen een minuut dat het op is. In de praktijk gebeurt dat zelden, omdat de voorraad al na de eerste verkoop is bijgewerkt.
Hoe begin je?
- In kaart brengen. Welke winkels heb je, hoe verzend je nu en waar zit het handwerk?
- Koppelen. Je geeft toegang via je bol-verkoopaccount en keurt de app goed in je Shopify-beheer. Wij halen je producten, je aanbod en je open bestellingen op.
- Eerst testen. We testen met verzonnen bestellingen in dezelfde vorm en laten zien wat er gebeurt, van bestelling tot zending tot factuur. Met je echte bestellingen kijkt je broer zelf of alles klopt.
- Live, en we blijven kijken. We houden in de gaten of alles draait, en grijpen in als het nodig is.
Je hoeft niet alles in één keer te doen. Begin met Shopify of met bol, en zet het andere kanaal er later naast.
