Waarom gaat het mis met voorraad op meer plekken?
Veel ondernemers beginnen met één kanaal. Daarna komt er een webshop bij, of bol, of allebei. Elk kanaal heeft zijn eigen voorraadlijst, en jij bent de koppeling ertussen. Je telt, je typt over, en aan het eind van de dag klopt het bijna.
Bijna is het probleem. Een klant bestelt iets wat net in de winkel is verkocht. Of je zet een artikel op uitverkocht terwijl er nog drie in het magazijn staan. Allebei kosten ze geld, en het eerste ook een klant.
Wat betekent "beschikbaar"?
In één voorraad is beschikbaar een rekensom, geen gevoel:
- wat er bij jou ligt,
- plus wat je leveranciers hebben, als zij ook rechtstreeks aan je klant leveren,
- min wat al gereserveerd is voor open bestellingen.
Sets en bundels tellen vanzelf mee. En elke doos heeft een vaste plek: gang, stelling, plank, bak. Dan gaan picken en tellen sneller, want je hoeft niet meer te zoeken.
De winkel: de kassa telt mee
In de winkel reken je af op een aanraakscherm, met een barcodescanner en een printer eraan. Je scant een artikel of tikt op de foto. De klant betaalt met pin, contant of op rekening. Wat je verkoopt, gaat meteen van je voorraad af, en dus ook van wat je webshop en bol laten zien.
Voor een groothandel is er een A4-factuur met de btw per tarief, statiegeld en een QR-code om te betalen. Een drankengroothandel die per doos aan winkels verkoopt, werkt er zo mee. De kassa werkt in het Nederlands en het Engels, handig als je personeel meer talen spreekt.
De webshop en bol: binnen een minuut bij
Een bestelling uit Shopify of van bol komt vanzelf binnen, in dezelfde lijst als de verkopen van je kassa. De voorraad gaat meteen omlaag, en Shopify en bol krijgen de nieuwe stand binnen een minuut. Hoe dat precies loopt, en wat je nog zelf doet, lees je in Je webshop en bol koppelen.
Het hoeft ook geen Shopify te zijn. Een eigen webshop kan zijn producten, prijzen en voorraad uit dezelfde voorraad halen. Bij Lichthoek gaat het zo: wat in het voorraadsysteem verandert, staat in de winkel, en een betaalde bestelling gaat vanzelf terug.
En de voorraad van je leveranciers?
Die wordt elke nacht ingelezen, als csv- of Excel-bestand. Per leverancier stellen we in hoe het bestand eruitziet. Komt er een nacht een leeg of veel te klein bestand binnen, dan houdt het systeem het tegen en blijft de oude voorraad staan. Per artikel zie je wat bij jou ligt en wat bij elke leverancier.
Hoe stap je over?
- In kaart brengen. Waar verkoop je, hoe tel je nu en waar gaat het mis?
- Je artikelen erin. We halen je producten op uit Shopify, of zetten ze over uit je oude systeem.
- Kassa en apparatuur. Een scherm met een browser is genoeg, liefst een aanraakscherm. Heb je al een scanner of printer, dan kijken we of die past.
- Samen van start. We lopen alles met je door. Daarna houden wij het in de gaten.
