Een kassasysteem voor je winkel: wat heb je echt nodig?

Wat moet een kassa kunnen?

Begin niet bij de apparaten, maar bij wat er aan de toonbank gebeurt. Een goede kassa doet in elk geval dit:

• Afrekenen, snel en zonder fouten. Scannen of tikken, het bedrag klopt, de klant betaalt. Hoe minder je hoeft te typen, hoe minder er misgaat.
• Verschillende manieren van betalen. Pin, contant, en voor vaste klanten soms op rekening.
• Een bon of factuur. De klant wil een bewijs. Een zakelijke klant wil vaak een echte factuur met btw erop.
• De voorraad bijwerken. Wat je verkoopt, moet van je voorraad af. Anders weet je straks niet meer wat er nog ligt.
• Een overzicht aan het eind van de dag. Hoeveel heb je verkocht, hoeveel met pin, hoeveel contant? Klopt de inhoud van je kassalade met wat de kassa zegt?
• De btw goed uitrekenen. Verkoop je artikelen met verschillende btw-tarieven, dan wil je per tarief zien wat je verkocht. Dat heb je nodig voor je aangifte.

Dat is de basis. Alles wat daarbovenop komt, is extra. Soms handig, soms alleen maar meer knoppen.

Welke apparaten heb je nodig?

Bij een kassa hoort een rijtje apparaten. In gewone taal:

• Een scherm. Daar zie je de artikelen en het bedrag. Een aanraakscherm werkt het fijnst: je tikt op een knop of een foto in plaats van te zoeken met een muis.
• Een barcodescanner. Het apparaatje dat piept als je een streepjescode scant. Hij typt de code voor je in. Zo hoef je geen artikelnummers te onthouden.
• Een printer. Voor een kassabon of een factuur. Een bonprinter maakt kleine bonnetjes. Een gewone A4-printer maakt een nette factuur, handig voor zakelijke klanten.
• Een pinautomaat. Daar betaalt de klant met zijn pas of telefoon. Die huur of koop je meestal bij een betaalbedrijf of je bank.
• Een kassalade. Een la met een slot voor het contante geld. Heb je weinig contante betalingen, dan is een geldkistje soms al genoeg.

Je hebt niet alles meteen nodig. Een kleine winkel kan prima beginnen met een scherm, een scanner en een printer. Heb je al apparaten, kijk dan eerst of die nog bruikbaar zijn voordat je nieuwe koopt.

Een kassa in de browser of een vaste kassa?

Er zijn grofweg twee soorten kassasystemen.

Een vaste kassa is een apparaat met eigen programma's erop. Alles staat op die ene machine in je winkel. Een kassa in de browser werkt via internet, net als een website. Het programma en de gegevens staan op een server, en jij opent de kassa op een scherm in de winkel.

Dat laatste punt is eerlijk om te noemen. Een kassa in de browser heeft een internetverbinding nodig. In de meeste winkels is dat geen probleem, maar denk er even over na. Is je internet vaak weg, vraag dan wat er gebeurt als het uitvalt.

Een voordeel van de browser: als je computer kapot gaat, ben je je gegevens niet kwijt. Je pakt een ander scherm, logt in en gaat verder.

Niet dubbel verkopen: kassa, voorraad en webshop samen

Hier gaat het bij veel winkels mis. Je verkoopt in de winkel, maar ook in je webshop of op bol. Elk kanaal heeft een eigen lijst. Iemand koopt het laatste exemplaar in de winkel, en een uur later bestelt iemand anders hetzelfde artikel online. Dan moet je bellen, sorry zeggen en geld terugstorten.

De oplossing is één voorraad voor alles. De kassa, de webshop en bol halen hun voorraad dan uit dezelfde lijst. Verkoop je iets aan de toonbank, dan zien je webshop en bol dat ook. Hoe dat precies werkt, lees je in Je voorraad op één plek en Je webshop en bol koppelen.

Verkoop je alleen in de winkel? Dan is dit minder belangrijk. Maar een kassa die je voorraad bijhoudt, is ook dan handig. Je ziet wat er bijna op is, en je hoeft minder vaak te tellen.

Wat zegt de wet?

Een kassa is ook een stuk van je administratie. Daarom is het goed om te weten wat de Belastingdienst vraagt. Dit is uitleg, geen belastingadvies. Twijfel je, vraag het dan aan je boekhouder of aan de Belastingdienst zelf.

• Je kassagegevens horen bij je administratie. Op de pagina over administratie van de Belastingdienst staan de kasadministratie en kassabonnen in het rijtje van wat je moet bewaren. Bron: belastingdienst.nl, onderdeel "Administratie" voor ondernemers.
• Zeven jaar bewaren. Je basisgegevens bewaar je zeven jaar. Daar horen volgens de Belastingdienst onder meer je verkoopadministratie en je voorraadadministratie bij. Bron: belastingdienst.nl, "Hoelang moet u gegevens bewaren?".
• Een handreiking voor kassa's. De Belastingdienst heeft een "Handreiking voor een betrouwbaar afrekensysteem". Die is vooral bedoeld voor wie kassaprogramma's maakt. Maar je kunt er als ondernemer ook mee nagaan of je kassa aan de punten voldoet. Bron: belastingdienst.nl, "Handreiking voor een betrouwbaar afrekensysteem".

Wat betekent dat voor jou? Kies een kassa die je verkopen netjes bewaart, en vraag waar die gegevens staan en hoe lang. Vraag ook hoe je ze eruit krijgt als je ooit overstapt. Gegevens die over zeven jaar nog nodig zijn, moet je ook dan nog kunnen openen.

Wat kost een kassasysteem?

Kosten komen in een paar soorten:

• De apparaten. Scherm, scanner, printer, pinautomaat, kassalade. Die koop je één keer, of je huurt ze.
• Het programma. Bij een kassa in de browser betaal je meestal per maand. Bij een vaste kassa betaal je soms één keer, en dan nog voor updates of onderhoud.
• De pinautomaat. Naast de huur of aankoop betaal je bij de meeste betaalbedrijven ook een bedrag per betaling.
• Overzetten en uitleg. Je artikelen moeten erin. Komen ze uit een oud systeem, dan is overzetten werk.

Kijk dus niet alleen naar het bedrag per maand. Tel alles bij elkaar op, voor een paar jaar. Pas dan kun je eerlijk vergelijken.

Valkuilen bij het kiezen

Een paar dingen die we vaak zien:

• Te veel kopen. Een kassa met honderd functies terwijl je er vijf gebruikt. Elke knop die je niet nodig hebt, maakt het voor je personeel moeilijker.
• Niet aan je webshop denken. Heb je nu geen webshop, maar wil je er wel een? Vraag dan nu al of de kassa daar later aan kan koppelen.
• Vastzitten. Kun je je gegevens meenemen als je weggaat? Vraag het voordat je tekent.
• Personeel vergeten. Wie staat er achter de kassa? Een scholier op zaterdag, iemand die liever Engels spreekt? Grote knoppen en een duidelijk scherm maken het verschil.
• Niet nadenken over storingen. Wie bel je als het op zaterdagmiddag niet werkt? Een kassa die stilstaat, kost geld.
• Alleen op de prijs kiezen. Een goedkope kassa die niet met je voorraad praat, kan je elke week uren tellen en overtypen kosten.

Is een standaardkassa genoeg?

Soms wel. En dat zeggen we gewoon.

Heb je een kleine winkel, verkoop je alleen aan de toonbank en heb je weinig artikelen? Dan is een eenvoudige kassa uit de winkel of van een bekend kassabedrijf vaak prima. Je hebt geen koppeling nodig, en je betaalt niet voor dingen die je niet gebruikt. Let dan wel op de punten hierboven: bewaren, btw en je gegevens kunnen meenemen.

Een kassa die met de rest van je bedrijf praat, wordt interessant als:

• je ook in een webshop of op bol verkoopt, en niet dubbel wilt verkopen;
• je veel artikelen hebt en wilt weten wat er nog ligt zonder te tellen;
• je ook aan bedrijven verkoopt, op rekening en met een echte factuur;
• je nu op twee of drie plekken hetzelfde overtypt.

Zo werkt onze kassa

Onze kassa is een kassa in de browser. Hij werkt op een aanraakscherm, met grote knoppen en foto's van je artikelen. Je scant de barcode met een handscanner of je tikt op de foto, per stuk of per doos. De klant betaalt met pin, contant of op rekening. Bij pinnen betaalt de klant op de pinautomaat, en jij tikt op Betaald.

Daarna komt er een A4-factuur uit de printer, met je logo, de btw per tarief en statiegeld apart. Op de factuur staat een QR-code. Daarmee kan een klant op rekening meteen met zijn telefoon betalen.

Wat je verkoopt, gaat meteen van je voorraad af. Je omzet en je facturen lopen vanzelf mee. Heb je een webshop of verkoop je op bol, dan kunnen die aan dezelfde voorraad gekoppeld worden. Zie koppelingen en automatisering en bol koppelen.

De kassa werkt in het Nederlands en het Engels, handig als je personeel meer talen spreekt. Wij zorgen voor de server, het beheer en de updates. Je gegevens staan op onze eigen server binnen de EU. Elke dag maken we een back-up. We houden in de gaten of alles draait, en grijpen in als het nodig is. Meer daarover lees je bij hosting en beheer.

Je administratie blijft wel van jou. Je bent zelf verantwoordelijk voor je administratie en je btw-aangifte, en voor het bewaren van je gegevens zo lang als de wet dat vraagt: zeven jaar. Download daarom regelmatig je facturen en overzichten. Onze back-ups zijn bedoeld om te herstellen na een storing of fout, niet als archief. Stop je, dan kun je tot 30 dagen na het einde kosteloos een kopie krijgen van je gegevens, zoals je artikelen, voorraad en facturen, als CSV of PDF. Zo staat het in de algemene voorwaarden van Voorraadsysteem.com.

De kassa zit in Voorraadsysteem.com, onze eigen voorraadsoftware. Onze eigen webshop Broer Outdoor, met tentkachels, is een webshop op Shopify. De voorraad en de bestellingen van Broer Outdoor lopen via Voorraadsysteem.com.

Hoe gaat overstappen?

1. Bel je broer. We bespreken hoe je nu afrekent en wat er aan de kassa gebeurt. Wil je dat we op de zaak komen meekijken, dan is dat advies op de werkvloer: € 295 per dagdeel, plus reistijd en reiskosten. Bij De hele familie zit het erin.
2. Je artikelen erin. Artikelen, prijzen en foto's zet je erin. Wil je dat wij ze uit je oude systeem halen, dan is dat gegevens overzetten: vanaf € 350.
3. Apparaten aansluiten. Aanraakscherm, scanner en printer. Heb je al apparaten, dan zoeken we samen uit of die passen. Komen we ze op de zaak aansluiten, dan staat dat in de offerte.
4. Samen van start. We lopen alles met je door. Daarna bel je je broer als er iets is.