Van Excel naar je eigen systeem: wanneer is het tijd?

Excel is een prima begin

Laten we eerlijk zijn: Excel is een goed programma. Je hebt het al, iedereen kent het een beetje, en je bouwt in een middag een lijst die precies past bij hoe jij werkt. Voor een bedrijf dat net begint, is dat vaak genoeg.

Zo begon het bij ons ook. Mart Broer startte met zijn eigen webshop, Broer Outdoor, in tentkachels. Eerst was het een paar lijstjes. Toen kwam er bol bij, toen leveranciers die zelf aan klanten leveren. Het werk groeide harder dan de omzet. Uiteindelijk bouwde Mart zelf de software die de voorraad bijhoudt: Voorraadsysteem.com.

Excel is dus niet het probleem. Het probleem begint als je bedrijf groeit en de lijst niet mee kan.

Herken je dit?

Loop deze lijst eens door. Hoe vaak knik je?

• Je typt dingen twee keer over. Een bestelling komt binnen per mail of in je webshop, en daarna zet je hem ook nog in je Excel. En misschien daarna nog in je boekhouding.
• Er zijn meerdere versies. Er staat een "voorraad-definitief.xlsx", een "voorraad-definitief-2.xlsx" en een versie op de laptop van je collega. Niemand weet zeker welke klopt.
• Je voorraad klopt net niet. Je verkoopt iets wat er niet meer is, of je denkt dat iets op is terwijl er nog dozen in het magazijn staan.
• Eén persoon weet alles. Alleen jij, of die ene collega, snapt hoe de lijst werkt. Is die persoon ziek of op vakantie, dan staat alles stil.
• Niets is gekoppeld. Je webshop, bol, je boekhouding en je leveranciers weten niets van je Excel. Jij bent de koppeling, met de hand.
• Een formule is stuk en niemand ziet het. Eén verkeerde cel, en een totaal klopt al weken niet.
• Je zoekt meer dan je werkt. Waar was die offerte ook alweer? Welke klant had welke prijs? Wanneer is dat geleverd?
• Je durft niet te groeien. Een tweede verkoopkanaal of een extra medewerker voelt als meer gedoe, niet als meer omzet.

Herken je er één of twee? Dan is er nog niets aan de hand. Herken je er meer, dan kost je lijst je waarschijnlijk elke week uren. Dan is het tijd om eens verder te kijken.

Wat doet een eigen systeem dan?

Met een eigen systeem bedoelen we een eigen webomgeving: een plek in de browser waar al je gegevens op één plek staan. Je logt in, en je ziet je voorraad, je bestellingen, je klanten of je planning. Iedereen in je bedrijf werkt in dezelfde gegevens. Er is maar één versie, en die klopt.

Wat zo'n omgeving voor je doet:

• Alles op één plek. Geen losse bestanden meer, maar één overzicht dat iedereen in je bedrijf opent in de browser.
• Koppelingen in plaats van overtypen. Een bestelling uit je webshop of van bol komt vanzelf binnen. De voorraad gaat vanzelf omlaag. Lees hoe dat werkt in Je voorraad op één plek.
• Je leveranciers erbij. Zet je leverancier een lijst op een vast adres, dan wordt die elke nacht ingelezen, ook als Excel-bestand. Zie leveranciers koppelen.
• Je boekhouding erbij. Je verkopen als csv en je bol-facturen in een ZIP, klaar voor je boekhouder, in plaats van dat je ze overtypt. Een rechtstreekse koppeling met je boekhoudpakket bouwen we op maat. Zie je boekhouding.
• Veilig bewaard. Je omgeving staat op onze eigen server binnen de EU. Elke dag maken we een back-up. We houden in de gaten of alles draait, en grijpen in als het nodig is. Lees meer bij hosting en beheer.

Het grootste verschil merk je niet aan één knop, maar aan je dag. Je begint niet meer met lijstjes bijwerken. Je begint met werken.

Standaardpakket of maatwerk?

Dit is een eerlijke vraag, en het antwoord is niet altijd "maatwerk". Er zijn veel goede standaardpakketten. Voor een boekhouding bijvoorbeeld is een bekend pakket vaak de beste keuze. Je boekhouder kent het, en het doet precies wat het moet doen.

Maatwerk is beter als jouw bedrijf net anders werkt dan het pakket denkt. Of als je drie pakketten nodig hebt die niet met elkaar praten.

Ons advies: kijk eerst of er een pakket is dat goed past. Is dat zo, gebruik het dan. Wij koppelen het graag aan de rest. Broer Outdoor is een webshop op Shopify, maar voor de voorraad en de bestellingen was er geen pakket dat paste: bol in Nederland én België, leveranciers die rechtstreeks leveren, labels die vanzelf de goede vervoerder kiezen. Dus bouwden we het zelf. Dat systeem draait nu ook voor andere webshops en groothandels.

Er is ook een middenweg. Je houdt je pakket, en wij bouwen alleen het stuk dat ontbreekt, of een koppeling op maat tussen wat je al hebt.

Klein beginnen: één ding eerst

Je hoeft niet alles in één keer om te gooien. Sterker nog: dat raden we af. Kies het ene ding dat je nu de meeste tijd of de meeste fouten kost. Begin daar.

Voorbeelden van een goed eerste stuk:

• Je voorraad. Eén lijst die klopt voor je winkel, je webshop en bol.
• Je bestellingen. Alles uit alle kanalen in één scherm, met het verzendlabel erbij.
• Je offertes. Eén plek met je klanten, je prijzen en je offertes, in plaats van losse documenten.
• Je planning. Wie doet wat, wanneer, in plaats van een blad dat iedereen anders invult.
• Die ene Excel. Een lijst die iemand elke dag bijwerkt, wordt een scherm in je eigen omgeving.

Werkt dat eerste stuk goed, dan zet je er het volgende naast. Je gegevens blijven in dezelfde omgeving. Zo groeit je systeem mee met je bedrijf, in plaats van dat je in één keer een groot project hebt.

Je gegevens uit Excel overzetten

De meeste mensen zien hier het meest tegenop. Jaren aan gegevens, in tabbladen met eigen kleuren en notities. Gelukkig is dit meestal minder werk dan je denkt.

Zo gaat het:

1. We kijken samen naar je bestanden. Welke kolommen heb je, wat betekenen ze, wat is nog in gebruik?
2. We ruimen op. Dubbele artikelen, oude klanten, lege regels. Wat weg kan, gaat er niet mee in.
3. We zetten het over. Je artikelen, klanten of prijzen gaan in één keer naar je nieuwe omgeving.
4. Jij kijkt het na. Je ziet je eigen gegevens in het nieuwe systeem en controleert of alles klopt.
5. Even naast elkaar. Als je wilt, houd je je oude lijst nog een tijdje bij de hand. Tot je merkt dat je hem niet meer opent.

Heb je een webshop, dan halen we je producten vaak gewoon uit je webshop op. Dan hoeft er nog minder over. Je gegevens overzetten kost vanaf € 350.

Wat kost het?

Bij Broer Collective werken we met drie pakketten per maand, en losse klussen op maat. Alle bedragen zijn exclusief btw, en je krijgt altijd eerst een offerte.

• Kleine broer: vanaf € 19 per maand, plus eenmalig bouwen vanaf € 495. Eén koppeling tussen twee systemen, of één automatisering. Bijvoorbeeld bestellingen die vanzelf van je webshop naar je boekhouding gaan.
• Grote broer: vanaf € 68 per maand, geen opstartkosten. Je eigen omgeving met voorraad, bestellingen en verzendlabels, met Shopify en bol erin.
• De hele familie: vanaf € 117 per maand, plus maatwerk vanaf € 2.500. Voor wie alles opnieuw wil inrichten, met de kassa en advies op de werkvloer erbij.

Daarnaast kun je dingen los erbij zetten of laten maken:

• Leveranciers: € 9 per maand. De voorraad van je leveranciers elke nacht ingelezen, van een vast adres.
• Facturen en boekhouding: € 9 per maand. Facturen voor bol-klanten, een ZIP met de bol-facturen per jaar en je verkopen als csv voor je boekhouder, in dezelfde omgeving.
• Kassa: € 49 per maand. Afrekenen in de winkel, in de browser. Zie het kassasysteem.
• Gegevens overzetten: vanaf € 350. Je artikelen en klanten uit Excel of je oude systeem.
• Scherm of onderdeel op maat: vanaf € 650. Een eigen overzicht, rapport of formulier, bijvoorbeeld voor je offertes of je planning.
• Koppeling op maat: vanaf € 395, daarna € 10 per maand. Nog een systeem erbij, zoals je boekhoudpakket.
• Advies op de werkvloer: € 295 per dagdeel. Een dagdeel bij jou op de zaak.

Alle prijzen op een rij vind je bij prijzen.

Wat kan AI erbij doen?

Als je gegevens eenmaal op één plek staan, kan AI je helpen met het saaie werk eromheen. Een paar voorbeelden:

• Mail sorteren. Vragen over een bestelling of een levertijd krijgen vanzelf een concept-antwoord. Jij leest het en drukt op verzenden.
• Productteksten schrijven. Een tekst per product in jouw toon, in plaats van de standaardtekst van de fabrikant.
• Facturen inlezen. Een factuur of pakbon van je leverancier wordt ingelezen, zonder overtypen. Jij kijkt alleen nog of het klopt.
• Offertes voorbereiden. Uit een mail of een gesprek komt een eerste versie van de offerte. Jij kijkt hem na en stuurt hem op.

Bij alles geldt: een mens kijkt het na voordat er iets de deur uit gaat. En zonder jouw akkoord gaan er geen gegevens van klanten naar een AI-dienst. Meer lees je bij AI in je bedrijf en in Vijf klusjes voor AI.

Zelf bouwen we ook met AI. We schrijven onze software in Python, AI doet veel van het tikwerk, en elke wijziging gaat pas live na onze tests. Daardoor bouwen we sneller, en dus goedkoper.

Stappenplan: van Excel naar je eigen systeem

1. Schrijf op waar het knelt. Neem de lijst "Herken je dit?" erbij. Waar verlies je de meeste tijd? Waar gaan de meeste fouten?
2. Kies één ding. Voorraad, bestellingen, offertes of planning. Niet alles tegelijk.
3. Kijk of er een pakket past. Is er een standaardpakket dat precies doet wat je nodig hebt? Dan is dat misschien de beste keuze.
4. Bel je broer. We kijken samen naar je lijsten en je systemen. Je krijgt eerst een offerte.
5. Ruim je gegevens op. Weg met dubbele regels en oude tabbladen. Wij helpen met overzetten.
6. Bouwen en testen. We richten je omgeving in en testen met verzonnen gegevens in dezelfde vorm als die van jou. Met je echte gegevens kijkt je broer zelf of alles klopt. Je ziet tussendoor wat er staat.
7. Samen van start. We lopen alles met je door. Daarna houden wij het in de gaten.
8. Het volgende stuk. Werkt het eerste goed, dan kijk je wat er daarna het meeste tijd kost.